La gestion est une activité qui demande beaucoup d’organisation, de suivi, de réunion et de méthodologie. En 2021, il n’est plus question de fonctionner sur la base de post-it collés à côté de l’écran pour se souvenir de toutes les choses à faire ou à prévoir. Non : on utilise un logiciel de gestion performant qui aidera le manager à mieux planifier ses tâches.
Seulement voilà, dans un monde où tout va si vite, choisir son logiciel de gestion peut devenir une vraie gageure et sélectionner le mauvais (celui qui ne nous convient pas) vous causera de la frustration et constituera une vraie perte de temps (et d’argent).
Cet article vous aidera à choisir le bon logiciel de gestion et posera quelques questions pour le sélectionner.
Une offre grandissante des logiciels de gestion
La gestion est un marché qui a la cote. Véritable colonne vertébrale des entreprises, il semble tout à fait normal que le nombre de logiciels de gestion suivent cette tendance à la hausse avec le temps.
Et pour cause, les budgets dédiés à l’utilisation des logiciels en entreprise augmentent [1] et il existe une grande variété de logiciels dédiés à la gestion des entreprises et des associations, mais ça ne s’arrête pas là.
La gestion de quoi ?
La gestion est un marché très vaste qui ne veut pas dire grand-chose en soit. Il faut, pour appréhender correctement le secteur, se fixer des critères afin de répondre à un ensemble de problématiques ciblées.
Il existe en effet plusieurs catégories de logiciels de gestion.
- gestion commerciale ou financière
- gestion administrative
- gestion de projet
- gestion de la paie et des salaires
- des tickets de caisse, facturation
- Comptabilité
- la gestion des contrats
- agenda, du temps
- logistique et suivi clientèle et relation client
- etc..
Toutes ces catégories peuvent se retrouver dans divers logiciels de gestion généralistes qui serviront de tableau de bord aux comptables ou aux gestionnaires RH. Généralement, ce sont les gros éditeurs de logiciels de type SAGE ou Salesforce qui sont capables de gérer de telles envergures de données. Leur prix est aussi plus élevé et l’utilisation des outils bien plus complexe.
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Il existe d’autres types de logiciels de gestion. Ces derniers sont spécialisés autour de la résolution d’une problématique. Ces derniers conviennent davantage aux commerçants ou aux employés d’une entreprise comme des chefs de projets qui n’ont besoin que d’un suivi des prestataires par exemple.
Vous l’aurez compris, il s’agit là d’un marché très complexe, qui nécessite de se poser les bonnes questions avant de faire son choix.
Conseils pratiques pour choisir un logiciel de gestion
Rentrons dans le vif du sujet et tentons de découper cette problématique pour poser les bons critères qui vous aideront à choisir votre logiciel
Quels objectifs ?
Une des premières choses à faire est de comprendre le contexte d’utilisation du logiciel de gestion et d’en définir des objectifs clairs. Une fois ces objectifs écrits et validés par tous, vous pourrez chercher le logiciel qui réponde à vos besoins.
Sans cette analyse des besoins préalable, vous ne sauriez pas où, ni quoi chercher. Vous risquez fort de choisir le premier logiciel de gestion gratuit ou premier prix qui tombe pour plaire à la direction, mais vous n’avancerez pas mieux dans le suivi de vos projets.
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Prix
Le prix est un critère très important, car il est limitant pour un certain nombre de structures (PME, indépendants, associations..). Un logiciel de gestion moins cher, voire gratuit sera généralement moins complet qu’un leader du marché, mais peut suffire si l’analyse des besoins a été effectuée avec un peu de rigueur.
Il existe aussi beaucoup de logiciels de gestion sur la base d’un abonnement mensuel. Il est tout à fait normal de payer pour ce genre de logiciels. L’abonnement est souvent un gage de sérieux pour ce type de logiciel qui ont besoin de mises à jour régulières conduites par des équipes professionnelles.
Les logiciels gratuits (freemium) n’iront pas très loin ou auront très souvent une offre commerciale déguisée ou une offre d’essai. Le freemium est un modèle très répandu sur internet, qui trouve assez vite ses limites. Cela consiste à proposer le logiciel gratuitement dans une version test incomplète.
Vous n’aurez accès qu’à quelques fonctionnalités pour tester l’outil, mais vous serez obligé de payer pour aller plus loin dans son utilisation. C’est une très bonne approche commerciale pour trouver de nouveaux utilisateurs.
Type de logiciel
Il existe deux grands types de logiciels de gestion les SAAS (Software As A Service), c’est-à-dire des logiciels en ligne et il y a des logiciels de gestion à télécharger. On parle aussi de logiciels pure player vs traditionnels.
L’avantage des pure-players est indéniablement la sécurité des données. Une structure n’est généralement pas très bien équipée en termes de cybersécurité. Si le piratage informatique reste une menace, les logiciels en SAAS sont généralement assez prudents sur cette question.
Le traitement de vos données sensibles pour but commercial est en revanche tout à fait possible, surtout si vous signez un accord préalable dans le formulaire d’abonnements ou les CGV (Conditions Générales de Ventes) d’inscriptions.
Enfin, un logiciel pure player aura des mises à jour régulières que vous n’aurez pas à télécharger, ce qui peut être un sacré avantage, et vous n’aurez pas besoin d’une machine trop puissante, car c’est le serveur côté “client” (l’entreprise qui fournit le soft) qui se charge des opérations de calculs.
Les logiciels traditionnels fonctionnent tout aussi bien, mais seront hébergés sur votre machine. Cela peut-être pénalisant si vous souhaitez travailler en Home Office (de chez vous), ou si vous n’avez pas trop la “patte pour l’informatique” en général.
L’avantage des logiciels de gestion traditionnels reste qu’ils reviennent souvent moins cher sur le moyen terme. Il suffit très souvent de payer pour une licence (parfois à renouveler), mais qui reste en deçà des prix du marché pure-player.
Il existe aussi des logiciels de gestion open source. Cela signifie que le code source du logiciel (son architecture logicielle) est accessible au public. C’est plutôt une bonne chose, car cela donne la possibilité de modifier le code et de faire une version alternative à la version de base. Une entreprise avec un service informatique pourra tout à fait faire évoluer un outil de gestion à son avantage.
Pour qui ?
Posez-vous aussi la question du nombre d’utilisateurs sur ce logiciel. Si vous êtes le seul à gérer la facturation ou le projet, alors, le choix sera plus simple. Si vous êtes nombreux, assurez-vous que chacun puisse comprendre l’enjeu de passer par un tel logiciel.
Il est inutile d’utiliser un logiciel de gestion dans une équipe qui n’en comprend pas les enjeux. C’est un risque majeur pour l’entreprise qui peut oublier des données. N’oubliez pas qu’un des gros avantages de ce type de logiciel est de mutualiser les connaissances de l’entreprise à un seul endroit. Ce faisant, vous pourrez avoir une vue d’ensemble réaliste du projet à suivre pour améliorer la prise de décision de l’entreprise. Bon courage à vous !!
SOURCES
[1] infographie utilisation et budget alloué aux logiciels de gestión en entreprise : https://www.akuiteo.com/blog/infographie-barometre-2019
Crédits images : Pixabay.com – kreatikar
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