Dans de nombreuses sociétés, certains employés sont amenés à partir en voyage d’affaires ou à faire des achats au nom de l’entreprise. Néanmoins, le paiement de ces frais engendre un certain nombre de problèmes… Délais, mise en garde, contrôle des employés, le remboursement des frais professionnels n’est pas sans risques pour la société. Afin de les résoudre, voici quelques informations à connaître absolument.
Les problématiques liées au remboursement des frais professionnels
Les problématiques sont variables par rapport aux remboursement des frais professionnels. Qu’il soit d’ordre économique ou humain, il faut pouvoir gérer rapidement ce genre de situation avant d’éviter qu’elles ne s’enveniment.
A. Les avances de trésorerie freine la croissance de l’entreprise
Demander aux salariés de payer eux-mêmes les frais professionnels pour ensuite demander un remboursement à leur employeur n’est pas anodin et peuvent générer de la frustration. En effet, cela peut freiner la croissance de la compagnie et faire décrocher la motivation des collaborateurs.
Que va penser l’employer sur la façon dont il est traité lorsqu’il va devoir encore avancer l’argent pour la croissance de son entreprise Lorsque l’employé ne peut plus assumer ses dépenses, il peut être difficile de décrocher de nouveaux contrats ou de satisfaire la clientèle. Bref, ce genre de pratique peut-être mal perçue à moyen terme de la part des employés.
Devoir systématiquement avancer et justifier le remboursement des frais professionnels à son N+1 sera assimilé un jour ou l’autre, comme un manque de confiance de l’employeur vers son employé.
L’importance des déplacements d’affaires
D’une part, les déplacements d’affaires sont cruciaux pour conclure des accords avec des clients et d’autre part, les achats sont essentiels pour le cycle d’approvisionnement. Dans ce sens, les entrepreneurs doivent trouver une solution pour résoudre ces problèmes.
Généralement, un système de remboursement des frais réels est mis en place. Après que le commercial ait dépensé un montant plus ou moins important au nom de la société, il doit envoyer une note de frais.
Par la suite, il se fera rembourser dès que le justificatif fourni est validé. En cas de besoin, il peut toujours demander la somme nécessaire. Néanmoins, la lenteur administrative peut être particulièrement pénalisante. Voilà pourquoi, de plus en plus de chefs d’entreprises utilisent des cartes de paiement.
Les cartes de paiement pour une meilleure gestion des dépenses
Les cartes de paiement se présentent comme une solution pour couvrir les frais des salariés. Elles permettent effectivement aux entrepreneurs d’opter pour un régime d’allocation forfaitaire. En termes simples, une somme précise sera mise à la disposition des responsables chaque mois. Le montant servira à s’acquitter des dépenses professionnelles. Un seul et unique portefeuille électronique sera utilisé pour l’ensemble du personnel.
Avec le régime d’allocation forfaitaire, le dirigeant pourra alors mieux gérer les dépenses d’autant plus qu’il peut fixer une limite à la somme attribuée à chaque collaborateur. Ce palier peut ensuite être ajusté selon les situations.
Afin de profiter des avantages qu’offrent ces moyens de paiement en entreprise, les intéressés peuvent contacter des entreprises spécialisées, comme spendesk. Hormis la carte de crédit, un logiciel sera également offert à la clientèle.
Enfin, les transactions effectuées avec chaque carte de crédit pourront être vérifiées à tout moment. Cela évite les gaspillages et va responsabiliser les employés. Par ailleurs, les relevés obtenus pourront faire office de notes de frais. Il sera ainsi impossible de falsifier les justificatifs.
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