Pourquoi mettre en place une CVthèque dans une entreprise ?

S’il est aujourd’hui possible pour les entreprises d’accéder à de nombreuses CVthèques en ligne – gratuitement ou moyennant paiement –, disposer d’une CVthèque en interne reste une idée pertinente et très utile lorsqu’il s’agit de recruter rapideùent. Mais quels en sont donc les réels intérêts et quelles sont les démarches à adopter pour en tirer profit ? Éléments de réponse.

La CVthèque : quel intérêt pour une entreprise ?

Suite à la diffusion d’une offre d’emploi, une entreprise reçoit généralement de nombreuses candidatures. Si toutes ne correspondent pas au profil du candidat recherché, il convient tout de même de bien les étudier toutes et de conserver dans une base de données, les CV les plus intéressants. Cette base de données qui est communément appelée « CVthèque » ou « vivier de candidats » ou encore « fichiers candidats » pourra servir lors des futurs recrutements, car certains des profils non retenus peuvent correspondre à d’autres postes que celui proposé.

Par ailleurs, comme aucune entreprise n’est aujourd’hui à l’abri du turn-over en matière d’emploi, à cause notamment de l’accroissement de la mobilité et de la concurrence, la CVthèque s’impose comme une solution rapide pour remplacer un démissionnaire. Il est possible également que dans le cadre de son développement, l’entreprise ait besoin de nouveaux profils.

Il est bien sûr possible d’accéder à des CV en ligne grâce aux réseaux sociaux, aux jobboards et autres sites d’emplois, spécialisés. Toutefois, l’accès à ces CVthèques sur internet est le plus souvent payant alors que gérer sa CVthèque en interne n’engendre quasiment aucun frais si ce n’est peut-être celui de l’acquisition d’un logiciel dédié. (à lire aussi sur le sujet : Comment gérer sa CVthèque)

Comment bien exploiter une CVthèque en interne ?

Pour qu’une CVthèque en interne soit pertinente,et fonctionnelle, il est important de bien classer les CV recueillis au fil des recrutements. Pour ne pas s’encombrer inutilement, les profils qui ne correspondent en aucune manière aux besoins de l’entreprise sont à supprimer de la base de données.

En ce qui concerne les CV restants – ceux qui sont intéressants, mais qui ne correspondent pas aux besoins du moment –, sont à classer selon les postes ou selon les domaines de compétence pour faciliter les recherches lors des futurs recrutements. Quoi qu’il en soit, les candidats doivent être prévenus de ce qu’il est advenu de leur candidature.

Pour qu’une CVthèque reste exploitable, il est aussi essentiel de la mettre à jour régulièrement. Cela implique une relance régulière des candidats potentiels pour se renseigner sur leur situation actuelle et leurs éventuelles nouvelles compétences.

Pour ce faire, un simple questionnaire envoyé par mail peut faire l’affaire. En adoptant cette démarche, l’entreprise aura à disposition des CV actualisés et complets qui permettront de combler facilement et dans les meilleurs délais les besoins pour un poste vacant.

Créer sa propre Cvthèque

Si vous avez l’intention de vous lancer dans la construction de votre propre Cvthèque, voici quelques bases à ne pas oublier. Attention, cette partie est assez technique et requiert des connaissances basiques en programmation

Dessiner le prototype de votre projet via une base de données

Construire un prototype de conception sur papier avant de créer et de remplir une base de données informatique vous fera gagner du temps.
Suivez les règles de normalisation classqique pour créer des tables et des champs de base de données de base utiles avec des logiciels comme mysql.

Pour une base de données de CV classique, indiquez par exemple le nom du candidat, ses compétences, les antécédents professionnels, les diplômes.

Construire des tables et créer un formulaire de saisie de données

Une fois la question du prototype réglée. Créez une base de données vide, puis créez chaque table en fonction de votre conception de prototype. L’ID candidat – la clé primaire – dans chaque tableau est le champ commun qui relie les tables en arrière-plan et vous permet d’interroger la base de données.

Ensuite, créez et personnalisez un formulaire d’entrée de données qui lie les champs du formulaire d’entrée de données aux champs de la table dans la base de données. Lorsque vous transférez et enregistrez des informations d’un CV dans le formulaire d’entrée de données, la base de données est automatiquement renseignée.

Paramétrer vos propres requête d’informations

Obtenez des résultats de recherche plus significatifs avec des requêtes booléennes. Bien que l’utilisation d’un assistant de requête soit plus simple, vous pouvez également écrire vos propres requêtes.

Par exemple, la requête « select count (*) from candidates » va compter tous les CV dans la base de données.
La requête « sélectionner l’identification du candidat, nom, prénom des candidats Lorsque le poste demandé est égal au service client et la langue étrangère équivaut à l’espagnol; » renverra une liste de tous les CV soumis pour un poste de service client dans lequel les candidats peuvent parler espagnol.