Choisir un logiciel de comptabilité pour sa micro-entreprise ?

Le choix d’un logiciel de facturation est une décision importante. C’est un outil avec lequel vous travaillerez pendant très longtemps et duquel il sera difficile de vous détacher. Un logiciel devis facture vous permettra d’automatiser un grand nombre de tâches et vous fera gagner du temps. Si nous faisons une erreur en choisissant un logiciel devis facture qui n’est pas adapté à notre activité, nous risquons de le regretter et de devoir faire un long travail de migration comptable.

Avant tout chose, sachez que tous les logiciels de facturation dans le cloud ne sont pas forcément utiles pour votre entreprise. C’est pourquoi il est très conseillé de se renseigner et d’être bien informé sur les caractéristiques de votre programme de gestion, en plus d’essayer une démo avant de commencer à l’utiliser.

Dans ce post, nous voulons vous donner quelques clés pour choisir un logiciel de facturation optimal. Nous vous invitons à les garder à l’esprit si vous envisagez d’embaucher un programme de gestion du cloud bientôt.

1. Il doit être fonctionnel

Peu importe si les graphismes ne sont pas très spectaculaires, tant que le logiciel est fonctionnel. Il y a des programmes avec de très beaux designs, mais ils ne nous permettent pas d’effectuer certaines opérations. Concentrez-vous sur l’expérience de navigation au sein du logiciel. Vous avancerez plus facilement dans la mise en place d’une comptabilité soignée pour votre entreprise.

2. Être conforme et à jour avec la législation

Le programme de gestion que vous utilisez doit être adapté à la législation de votre pays. Cela signifie qu’il doit se mettre à jour automatiquement face aux changements dans la législation qui peuvent se produire.

Idéalement, vous pouvez personnaliser des données telles que la franchise en base de tva en fonction de votre statut ou même le type de TVA à mettre sur la facture car tous les produits ou services n’ont pas le même type, les ventes à l’étranger ne sont pas assujetties à la TVA, etc.

3. Faire des factures, mais pas que

Votre logiciel de facturation ne doit pas rester dans un programme de facturation simple. Il devrait inclure d’autres fonctionnalités. Par exemple, l’envoi automatique des mailings pour facture impayées, la préparation d’un budget, le calcul prévisionnel de vos impôts… Autant de choses qui sont des activités courantes dans le quotidien des entreprises. Par exemple, ce logiciel dédié aux micro entreprises va permettre
d’automatiser en partie votre comptabilité tout en restant dans les clous de la législation.

Ainsi, si vous ne voulez juste faire que quelques factures dans l’année, il vous suffira d’utiliser un modèle Excel disponible sur Internet. Si vous voulez faire des factures rapidement, les gérer et extraire des données utiles de tous, alors vous avez besoin d’un programme de facturation qui soit à la hauteur.

4. Qui permet d’automatiser les tâches

A la manière d’un logiciel de gestion de contrat, un programme de facturation vraiment utile nous permettra de concaténer les données rapidement et sans erreurs.. Par exemple, nous ne devrions pas avoir à rajouter encore et encore les prix de nos produits, les données fiscales de nos clients, nos propres données… Tout cela devrait être enregistré et automatisé.

De plus, si nous avons un client à qui nous envoyons des factures périodiquement, par exemple une fois par mois, l’idéal est que vous puissiez déterminer un courriel auquel une nouvelle facture sera envoyée, avec des données mises à jour, le jour X de chaque mois. Idéalement un programme de gestion au top gérera donc les factures et la prospection commerciale.

5. Cela peut être connecté avec d’autres programmes

Travailler dans le cloud est logique dans la mesure où nous pouvons tirer parti des programmes de connexion. Travailler avec des programmes séparés et devoir télécharger des données manuellement est une lourde tâche qui va vous faire perdre votre temps.

Les ERP, les CRM, les magasins en ligne ou les programmes de gestion et d’administration de l’entreprise sont quelques-uns des logiciels qui devraient pouvoir être combinés avec votre programme de facturation. Plus il y a d’intégration, moins de coûts et de meilleurs processus de travail. Vérifiez bien que votre logiciel de facturation dispose d’une API ouverte.

6. Avec des graphiques & des visuels

Ce qui sépare un simple programme de facturation d’un programme de gestion, c’est l’information qu’il vous propose de travailler. Un programme de gestion vous permet de gérer votre entreprise.

Et cela implique que vous pouvez trouver des graphiques de revenus et de dépenses, faire des comparaisons avec les années précédentes et accumuler des données qui vous permettent de visualiser un aperçu de votre entreprise. Vous pouvez gérer les factures impayées et contrôler vos liquidités, ce qui vous donnera une plus grande capacité de prévision qu’auparavant.

7. Facile à utiliser

Le fait que le programme soit intuitif influence également beaucoup lorsqu’il s’agit de travailler avec. Il existe des programmes qui peuvent avoir toutes les fonctionnalités, mais leur utilité laisse beaucoup à désirer.

Le fait que le programme soit facile à comprendre et à gérer vous permettra de gagner du temps afin que vous puissiez gérer votre entreprise de manière plus agile et profiter de toutes ses fonctionnalités.

8. Avoir un bon support technique

Il arrive très souvent de se perdre lors de nos premiers pas avec un nouvel outil. Si vous devez vous taper toute la foire aux questions, c’est plutôt mal parti. L’idéal c’est encore de pourvoir demander une assistance technique qui vous répondra sous les 24h. Idéalement, ce support technique fonctionne de manière professionnelle, répond rapidement et vous apporte toute l’aide nécessaire pour gérer votre logiciel de gestion.